Privacyverklaring

Versie: 21 augustus 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Slotlicht is een aanvullende handelsnaam van TTT Media, een eenmanszaak van Tim Schenk. TTT Media is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van Slotlicht worden verwerkt. Contact: info@slotlicht.nl, 06 3471 4921. De volledige juridische gegevens staan op de pagina Bedrijfsgegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Slotlicht?

Afhankelijk van het contact en de opdracht kan Slotlicht onder meer naam, e-mailadres, telefoonnummer, contactvoorkeur, organisatie, planning, locaties, correspondentie, offerte- en factuurgegevens en andere informatie verwerken die nodig is om de aanvraag of opdracht uit te voeren.

Bij foto- en video-opdrachten worden beeld- en geluidsopnamen gemaakt waarop personen herkenbaar kunnen zijn. Bij een laatste videoboodschap, vooraf opgenomen uitvaartspeech of persoonlijke bespreking kan gevoelige informatie naar voren komen. Deel via het openbare contactformulier geen medische of andere zeer gevoelige informatie die niet nodig is.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

• Aanvragen en offertes: om op jouw verzoek voorbereidende stappen te nemen vóór een mogelijke overeenkomst.
• Uitvoering van opdrachten: om de afgesproken foto-, video-, speech- of contentdienst uit te voeren, te monteren, te leveren en hierover te communiceren.
• Administratie: om facturen, betalingen en wettelijk verplichte administratie te verwerken.
• Beveiliging en bedrijfsvoering: voor gerechtvaardigde belangen zoals beveiliging, kwaliteitsbewaking, het vastleggen van afspraken en het behandelen van geschillen, voor zover jouw belangen niet zwaarder wegen.
• Website-analyse: Google Analytics 4 wordt alleen geladen nadat je toestemming hebt gegeven voor analytische cookies/opslag.
• Eigen publicatie door Slotlicht: herkenbare opdrachtbeelden worden alleen voor de website, het portfolio, sociale media of andere promotie gebruikt na afzonderlijke schriftelijke toestemming.

4. Bijzondere persoonsgegevens

Gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens krijgen extra bescherming. Slotlicht vraagt via het gewone contactformulier niet om zulke gegevens. Wanneer het voor een specifieke opdracht noodzakelijk of gewenst is om bewust bijzondere persoonsgegevens in een opname of montage te verwerken, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige uitzondering uit de AVG bestaat; in de praktijk zal dit vaak uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene zijn. Toestemming kan voor toekomstige verwerking worden ingetrokken, zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking ongedaan maakt.

5. Foto, video en geluid tijdens een opdracht

De omvang van de registratie wordt vooraf met de opdrachtgever afgestemd. Omdat bij een uitvaart ook gasten, sprekers en andere aanwezigen in beeld of geluid kunnen komen, worden wensen en praktische privacyafspraken zoveel mogelijk vooraf besproken met de opdrachtgever en waar relevant de uitvaartondernemer of locatie. Slotlicht probeert redelijke verzoeken om iemand niet herkenbaar vast te leggen te respecteren voor zover dat praktisch uitvoerbaar is.

6. Publicatie door Slotlicht

Een betaalde opdracht geeft Slotlicht niet automatisch toestemming voor publicatie. Voor herkenbare opdrachtbeelden die Slotlicht zelf wil gebruiken op de website, in een portfolio, op sociale media of in andere promotie wordt altijd vooraf afzonderlijke schriftelijke toestemming gevraagd. Daarbij kan worden afgesproken welke beelden, personen en kanalen wel of niet zijn toegestaan.

7. Contactformulier en Netlify Forms

Het contactformulier wordt technisch verwerkt via Netlify Forms. De ingevoerde gegevens worden gebruikt om de aanvraag te ontvangen en op te volgen. De inhoud van formuliervelden wordt niet naar Google Analytics gestuurd. Het formulier is een aanvraag en vormt op zichzelf geen overeenkomst.

8. Google Workspace en andere dienstverleners

Voor e-mail en zakelijke communicatie gebruikt Slotlicht Google Workspace. Voor websitehosting en formulierverwerking wordt Netlify gebruikt. Voor website-analyse wordt, na toestemming, Google Analytics 4 gebruikt. Voor administratie, opslag of levering kunnen daarnaast geschikte dienstverleners worden gebruikt. Met verwerkers worden waar vereist afspraken over gegevensbescherming gemaakt.

9. Doorgifte buiten de EER

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar de AVG dat vereist, wordt gebruikgemaakt van een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of contractuele waarborgen.

10. Bewaartermijnen

• Contactaanvragen zonder opdracht: in beginsel niet langer dan 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij langere bewaring nodig is voor een lopende vraag of geschil.
• Offertes, overeenkomsten, facturen en fiscale administratie: voor zover onderdeel van de wettelijke administratie gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, doorgaans 7 jaar voor fiscale basisgegevens.
• Projectcorrespondentie: niet langer dan nodig voor uitvoering, nazorg en het kunnen vaststellen van afspraken of rechten.
• Ruwe foto-, video- en audiobestanden: maximaal 3 maanden na definitieve oplevering, behalve zolang een open correctie, technisch probleem of geschil langere bewaring noodzakelijk maakt.
• Definitieve eindproducten: maximaal 1 jaar na definitieve oplevering.
• Analyticsgegevens: de GA4-dataretentie voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens staat ingesteld op 14 maanden; sommige geaggregeerde rapportgegevens kunnen volgens de werking van Google Analytics anders worden behandeld.

11. Beveiliging

Slotlicht neemt passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico's, zoals zorgvuldig toegangsbeheer, actuele systemen, beperkte toegang tot projectbestanden en een bewaarbeleid. Geen enkel digitaal systeem kan een absoluut veiligheidsrisico uitsluiten.

12. Jouw privacyrechten

Je kunt, voor zover de AVG dat in jouw situatie geeft, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen verwerking. Als verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken. Stuur een verzoek naar info@slotlicht.nl. Slotlicht kan aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijk nodig is om jouw identiteit te controleren.

13. Klacht

Bij vragen of klachten kun je eerst contact opnemen met Slotlicht. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden bijgewerkt wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of regelgeving veranderen. Op deze pagina staat de meest recente versie.